Por Whitney Vandiver
El cumplimiento de las tuberías es un requisito regulatorio combinatorio que depende del desempeño de los operadores en múltiples áreas de las operaciones y la administración diarias.
Desde el mantenimiento y las pruebas hasta el mantenimiento de registros y las auditorías, los operadores a menudo subestiman lo complejo y lento que será el camino hacia el cumplimiento. Incluso los operadores más técnicamente compatibles pueden tener dificultades para demostrar el cumplimiento cuando los registros no están disponibles y el tiempo no está de su lado.
Cuando se trata de eso, los operadores deben equilibrar varias áreas operativas para lograr el cumplimiento, y la industria está aprendiendo rápidamente que implementar las prácticas necesarias a través de soluciones de software ayuda a infundir confianza interna y externa en la precisión y la integridad de los programas de cumplimiento.
Claves para el cumplimiento: gestión de recursos y mantenimiento de registros
El cumplimiento es más que pruebas hidráulicas y manuales: es el efecto de las inspecciones, el mantenimiento preventivo y correctivo, las evaluaciones de integridad, la documentación coherente y mucho más. Sin embargo, para lograr operaciones de cumplimiento, los operadores deben tener un conocimiento profundo de sus procesos para determinar mejor cómo se puede lograr el cumplimiento de manera más eficiente y confiable. Entre las prácticas que los operadores encuentran más influyentes en el ámbito del cumplimiento se encuentran la gestión de recursos y la documentación, ambas necesidades para operaciones seguras y productivas.
Cuando se trata de mantenimiento, pruebas e inspecciones, la gestión de recursos es fundamental. Cuando se agregan a las operaciones diarias, los requisitos de cumplimiento simples pueden pasarse por alto o apartarse fácilmente para dedicar tiempo a las necesidades operativas comerciales o de campo críticas. En estos casos, los operadores pueden encontrarse fácilmente sin realizar el mantenimiento o las pruebas requeridos con poco tiempo para cumplir con los plazos reglamentarios. Para evitar tales escenarios, los operadores deben realizar un seguimiento de los programas de cumplimiento relacionados con los activos individuales. Para los operadores que hacen malabares con cientos de activos y miles de millas de tuberías, la tarea puede volverse abrumadora rápidamente.
Incluso si los operadores administran bien su tiempo y mantienen un equilibrio entre las prioridades en competencia, el mantenimiento de registros detallados puede plantear un problema completamente diferente pero igual. La documentación es el gran ecualizador cuando se trata de cumplimiento. El concepto de requerir evidencia incluso para las declaraciones más simples se aplica aquí; si no hay documentación que lo demuestre, no sucedió en lo que respecta a las agencias reguladoras.
El mantenimiento de registros bien orquestado es oportuno, verificable y completo (TVC) para aliviar la carga cuando se requieren registros, pero ese no siempre es el caso de los operadores bien intencionados. Los registros mal archivados, la documentación incompleta y la información inaccesible pueden morder a un operador cuando no está mirando y dejar a un operador que de otro modo cumple sin evidencia de su cumplimiento.
Tres errores comunes en la gestión del cumplimiento
Cuando la gestión de recursos o la documentación, o en el peor de los casos, ambas cosas, se estropean, los operadores pueden encontrarse en un aprieto. Esto a menudo ocurre en la industria como tres errores comunes en el ciclo de vida del cumplimiento: descuidar la realización de las actividades de cumplimiento según una fecha límite programada, archivar datos incompletos y almacenar registros incorrectamente para su recuperación. Si bien estos errores de cumplimiento pueden tener graves consecuencias, a menudo son el resultado de la complacencia o la mala comunicación.
Un error común en las operaciones de los oleoductos es la mala programación de las actividades de cumplimiento, lo que lleva a inspecciones apresuradas, atajos o documentación insuficiente. La complicación para los operadores no proviene necesariamente de planificar tales actividades de cumplimiento, sino de hacerlo de una manera que mantenga todos los activos a tiempo con los requisitos reglamentarios. Si se pasa por alto la actividad de un solo activo, se crea la posibilidad de una avalancha de problemas. A medida que se acercan los plazos, las operaciones diarias deben interrumpirse para cumplir con los requisitos, mientras que los plazos acelerados a menudo conducen a costos más altos. Además, si un operador no cumple con una fecha límite, el costo de las multas puede aumentar dramáticamente.
Los errores de cumplimiento también se presentan en forma de datos incompletos. Algunos requisitos de cumplimiento se pueden cumplir con un solo formulario proporcionado por un contratista, pero incluso dicha documentación puede no cumplir con el cumplimiento si está incompleta o no se completa correctamente. El potencial de problemas se agrava con cada nuevo tipo de formulario o registro que se debe agregar para demostrar el cumplimiento. Al igual que con la programación de actividades de cumplimiento, revisar la documentación de cumplimiento puede ser un proceso que requiere mucho tiempo y puede conducir a una situación peligrosa si no se aborda adecuadamente.
Además, los operadores pueden encontrar que los problemas con el almacenamiento de sus registros también pueden generar errores de cumplimiento. La documentación debe ser accesible cuando se realizan auditorías y para emergencias o incidentes no planificados, y la mayoría de los operadores se sentirán algo seguros en sus procesos de mantenimiento de registros. Desafortunadamente, cuantos más departamentos y personal estén involucrados en el proceso o que tengan acceso al sistema, es más probable que los operadores experimenten problemas en el mantenimiento de registros. Si bien un archivo mal etiquetado puede parecer un problema menor, cuando se trata de localizar registros críticos durante una auditoría, un documento faltante puede dar lugar a violaciones que de otro modo podrían haberse evitado.
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Estrategias para evitar errores de cumplimiento
Cuando se trata de gestionar el cumplimiento, hay tres estrategias que los operadores pueden implementar para evitar quedarse atrapados en el barro. Enfocándose en mantener el más alto nivel de soporte de cumplimiento con la eficiencia del operador en mente, estas estrategias resaltan las prácticas de gestión de recursos al tiempo que enfatizan la importancia del proceso de cumplimiento.
Estas estrategias incluyen:
Establecer un cronograma de cumplimiento detallado;
Implementar un proceso para la documentación de TVC; y
Integrar un proceso de gestión de registros.
La primera estrategia es el desarrollo de un cronograma de cumplimiento oportuno y completo para realizar un seguimiento de qué activos requieren qué tipo de acción de cumplimiento y cuándo. Dicho cronograma debe considerar no solo el tipo de trabajo que se debe realizar, sino también el tiempo necesario para hacerlo correctamente cuando se trata de planificar y realizar las actividades de cumplimiento.
Para ayudar a los operadores en la planificación, un cronograma debe tener por lo menos un año completo por delante; sin embargo, algunos aspectos del cumplimiento requerirán una planificación de tres a cinco años para los estándares que tienen plazos más largos entre renovaciones. Al utilizar un programa de cumplimiento que funciona con los plazos reglamentarios actuales, los operadores pueden comprender mejor cómo asignar horas de trabajo y presupuesto para los próximos proyectos de cumplimiento con un impacto mínimo en las operaciones diarias. Por último, un cronograma de cumplimiento también debe actuar como un sistema de advertencia para ayudar a los operadores a evitar posibles violaciones. Las indicaciones de los próximos plazos o requisitos deben ser identificables y programados para permitir que los operadores reaccionen antes de que se encuentren en violación.
La segunda estrategia es la implementación de un proceso de documentación que logra la documentación de TVC y por lo tanto captura toda la información necesaria. La documentación incompleta no respalda ni promueve el cumplimiento y puede dar lugar a infracciones reglamentarias y problemas de seguridad. Los operadores deben tener establecido un proceso para revisar los registros para asegurarse de que estén completos. No todos los registros provienen del mismo departamento, aunque es probable que se junten como un solo paquete durante una revisión de cumplimiento; esto significa que a menudo participan diferentes procesos internos en la revisión y aprobación de la documentación.
Al implementar un proceso de revisión de registros consistente, los operadores pueden verificar que su documentación contenga toda la información requerida antes de que se solicite durante una auditoría. Es probable que el proceso sea una extensión de los procesos de control de documentos internos existentes, como el capturado por la gestión del proceso de cambio; sin embargo, los operadores deben comprender que no todos los procesos internos existentes son iguales. Si bien la revisión de la documentación para los requisitos de cumplimiento se puede combinar con otros procesos de revisión, los departamentos de cumplimiento deben estar atentos para garantizar que se capture toda la información necesaria en el proceso.
La estrategia final, pero no menos crítica, es la integración de un proceso de gestión de registros para garantizar que todos los registros se almacenen adecuadamente y sean accesibles. Si bien cada operador tiene un método para almacenar y recuperar registros, los descuidos e inconsistencias en el proceso pueden llevar a que falten registros o que sean irrecuperables. Esto puede ser un gran dolor de cabeza para los operadores que operan activos más antiguos donde la información podría haberse perdido a lo largo de los años y para los operadores más grandes que han adquirido activos y no recibieron la documentación completa al momento de la adquisición. Eliminar los registros existentes, independientemente de cómo se almacenen, en el sitio en salas de almacenamiento, en una ubicación corporativa o con una instalación de almacenamiento de documentos de terceros, puede ser un proceso extenso que requiere cientos de horas-hombre en múltiples departamentos. Sin embargo,
Además, los operadores pueden tener dificultades para localizar registros que tengan décadas de antigüedad para rastrear la documentación actual hasta los archivos originales. Aún así, esa situación es menor en comparación con un operador que archivó incorrectamente los resultados de las pruebas hidrostáticas más recientes. La gestión de registros se complica aún más por la transición actual de la industria al almacenamiento digital, lo que hace que muchos operadores utilicen una combinación de archivos impresos y digitales, con la documentación más reciente a menudo almacenada en servidores locales y organizada por un directorio de archivos interno. No hace falta ser un profesional de TI para comprender los problemas que pueden surgir de un directorio de archivos compartido. Las convenciones de nomenclatura inconsistentes, las estructuras de archivos variables y las restricciones de permisos crean un entorno propicio para registros inaccesibles.
Una solución de software para un cumplimiento constante
Los errores comunes que hemos discutido se pueden evitar si los operadores toman medidas para implementar procesos adecuados para abordar su entorno de cumplimiento y mantenimiento de registros. Si bien abordar los problemas manualmente puede parecer la respuesta más simple, los operadores descubrirán que el tiempo requerido para diseñar e implementar dichos procesos será extenso. Sin mencionar los gastos generales que vendrán con las horas de trabajo que deben dedicarse a la capacitación interna, la documentación y las pruebas antes de que se pueda lograr la implementación completa. Complete esto con la posibilidad de problemas continuos si un proceso no capta completamente las necesidades de cumplimiento de un operador, y es fácil ver por qué muchos operadores buscan una solución en otro lugar.
Al fortalecer la relación entre eficiencia y eficacia, la tecnología continúa brindando a la industria del petróleo y el gas oportunidades para redefinir sus procesos. Es por eso que no es de extrañar que una solución para la gestión del cumplimiento haya llegado en forma de software personalizable diseñado para adaptarse a los objetivos de cumplimiento de los operadores. Estas soluciones a menudo brindan a los operadores un módulo centrado en el cumplimiento para programar actividades de cumplimiento teniendo en cuenta los plazos reglamentarios, además de ofrecer almacenamiento de registros digitales para mantener la documentación existente e incorporar cualquier documento nuevo que deba agregarse.
La gestión del cumplimiento a través del software ayuda a los operadores a gestionar una variedad de factores para crear un proceso simplificado, evitando así las trampas que a menudo acompañan al método tradicional de separar la programación del cumplimiento y la gestión de registros en silos separados.
Una de estas soluciones integrales para el cumplimiento de las tuberías es SafePipe. Este software de documentación de seguridad de tuberías está diseñado explícitamente para la gestión de registros y programación, mostrando el poder que está disponible en tecnología avanzada para operaciones de tuberías. SafePipe ofrece módulos predefinidos que permiten a los operadores designar los tipos de cumplimiento que deben administrar para personalizar su solución. Los operadores pueden crear y almacenar hojas de datos para cada tubería, así como cargar y almacenar documentación de cumplimiento, inspecciones y construcción para una base de datos de registros completa que está orientada al cumplimiento, lo que permite a los operadores centralizar la documentación para una fácil referencia y acceso rápido.
SafePipe también aborda los programas de cumplimiento con un enfoque visual para mejorar la atención del operador. La codificación de colores ayuda a los operadores a identificar inspecciones futuras, próximas y vencidas, lo que no solo facilita el reconocimiento de problemas potenciales, sino que permite a los operadores realizar una auditoría de seguridad de sus activos en minutos. Al mejorar la experiencia del operador, el software también recuerda automáticamente a los operadores por correo electrónico las próximas inspecciones y apoya a los operadores durante todo el proceso de inspección con inspecciones, mapas e informes descargables para proporcionar recursos adicionales según sea necesario. SafePipe también notifica a los operadores de las renovaciones pendientes de calificación del operador para mantener el cumplimiento del personal y los contratistas. Con un proceso de cumplimiento simplificado,
Tecnología de cumplimiento para una gestión más sencilla
Al centrarse en las necesidades derivadas del cumplimiento operativo, las soluciones de software brindan a los operadores herramientas para lograr métricas definidas dentro de un campo de operaciones en constante evolución. Los operadores encontrarán que la transición a la gestión de cumplimiento basada en software no solo es un método más rentable que los procesos tradicionales, sino que proporciona un entorno más sólido para mantener y documentar el cumplimiento de las auditorías internas y externas.
A medida que evolucionan los requisitos regulatorios, también deben evolucionar los esfuerzos de la industria para simplificar procesos complejos, y la gestión del cumplimiento basada en software es el primer paso hacia ese objetivo en relación con las operaciones de la tubería. Independientemente de la situación actual de cumplimiento de un operador, una solución modernizada con referencia práctica de datos a través de la programación y la gestión de registros puede llevarlos a una era de gestión de cumplimiento eficiente y mantener la información de cumplimiento al alcance de la mano.
